記錄作為記載過程狀態(tài)和過程結果的文件，是質量管理體系文件的一個重要組成部分，也是工藝參數(shù)和產品可追溯信息的主要依據(jù)，所以記錄規(guī)范填寫是質量管理體系的重點管控對象，我們輔導培訓體系咨詢的企業(yè)中，在檢查記錄填寫方面發(fā)現(xiàn)的問題是非常多的，且問題種類五花八門，比如：

1、巡檢記錄要求14：00填寫，但15：00尚未填寫。

2、記錄填寫內容完整，但與現(xiàn)場比對時，發(fā)現(xiàn)不一致。

3、要求字體顏色用黑色，使用了藍色、紅色...。

4、記錄中劃“/”劃長了，劃到了有字跡區(qū)域。

5、復核人沒有填寫，時間簡寫，名字只寫姓不寫名字

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其實記錄規(guī)范填寫是有明確規(guī)范要求的，出現(xiàn)這么多問題主要是企業(yè)對記錄規(guī)范要求上沒有細化標準，才導致日常管控時相對粗放，繼而出現(xiàn)各種各樣的問題。那培訓體系咨詢中記錄填寫規(guī)范具體有哪些要求呢？主要從以下五個方面.

一、及時。相信這一標準特別容易理解，就是根據(jù)填寫頻次及時填寫。這里需要注意的是填寫頻次在規(guī)定時要界定清晰，比如填寫要求”一天兩次“，如果員工下班前集中一次性填寫兩次是不是也符合要求呢？顯然不可以，所以更改成比如”上午一次，下午一次“或更細化的頻次要求才可以。

二、準確。準確針對的是填寫內容，這一項標準需要結合記錄內容逐一比對內部信息的一致性。比如溫濕度記錄填寫為”25℃、40%“，需要查看現(xiàn)場溫濕度儀數(shù)據(jù)進行比對。

三、真實。這一標準更多是對填寫是否造假方面的檢查。填寫的記錄中經常會出現(xiàn)這樣的場景：記錄填寫內容都是準確的，但是員工沒有查看現(xiàn)場就填上去的。比如：溫濕度記錄”25℃、40%“，現(xiàn)場溫濕度儀顯示也是，準確沒問題，但員工是憑經驗填上去的，這就失真了。這類問題在設備點檢記錄中最為常見，作為檢查人員需要追溯員工當時檢查是否有檢查行為。

四、完整。這一標準針對的是記錄逐項內容填寫完整性。常見問題就是該填沒有填，該劃沒有劃等。比如：物料領取單，領用物料下面的空白處必須劃”/“，車間負責人需要簽字，如果出現(xiàn)缺項，就為不完整。這一項的檢查，一般是以已經完成的記錄表單作為檢查對象。

五、規(guī)范。這一標準針對的是記錄填寫規(guī)范的要求，常見的有：

①記錄用筆要求。比如：員工用黑色中性筆，QC用紅色中性筆。

②具體細節(jié)規(guī)范要求。比如：時間填寫規(guī)定（比如：2024.03.22）、字體用宋體等。

③筆誤處理要求。比如：劃一條/，然后簽字寫時間等

④筆跡清晰要求。比如：不得連筆、不得簡寫等

⑤劃”/”要求。比如：哪些區(qū)域劃線，劃線要畫直等

⑥簽名要求。比如：只能車間主任簽字等

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培訓體系咨詢的規(guī)范填寫要求一般會在質量管控文件有具體體現(xiàn)，需要定期組織員工學習培訓。

以上是培訓體系咨詢中記錄規(guī)范填寫的常見實施要求，只有規(guī)范實施應用，記錄才能在運行過程和結果體現(xiàn)中發(fā)揮重要作用，才能體現(xiàn)記錄在質量管理體系中的價值意義。

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