事務(wù)效率主要指與TPM咨詢活動(dòng)相關(guān)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)、運(yùn)營(yíng)部、人力、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、物流、倉(cāng)儲(chǔ)等（非生產(chǎn)活動(dòng)）相關(guān)工作八大浪費(fèi)的改善。

事務(wù)改善的目的與意義

事務(wù)作業(yè)的特點(diǎn)是費(fèi)人、費(fèi)事、費(fèi)成本。同時(shí)因事務(wù)工作對(duì)生產(chǎn)會(huì)產(chǎn)生影響，因此有必要對(duì)事務(wù)工作進(jìn)行簡(jiǎn)化流程、提高辦事效率、規(guī)范事務(wù)工作，以確保設(shè)生產(chǎn)效率的提高。在TPM咨詢活動(dòng)中，事務(wù)效率改善是幫助生產(chǎn)活動(dòng)順利進(jìn)行的后勤保障。因此企業(yè)必須找到完善事務(wù)改善的主要措施，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

事務(wù)效率改善步驟

事務(wù)效率改善八步法：1.成立事務(wù)改善專業(yè)組；2.決定課題；3.現(xiàn)狀調(diào)查；4.找出和歸納問(wèn)題點(diǎn)；5.改善方案制定；6.改善實(shí)施；7.效果確認(rèn)；8.標(biāo)準(zhǔn)化

一、成立事務(wù)改善專業(yè)組

在TPM咨詢活動(dòng)中，事務(wù)改善管理的核心在于設(shè)置合理 、有效的行政管理規(guī)章制度和組織架構(gòu)，使各部門(mén)、各崗位在行政管理部門(mén)的協(xié)調(diào)下處于良好的運(yùn)作狀態(tài)。而在TPM咨詢活動(dòng)中組建的事務(wù)專業(yè)組，負(fù)責(zé)推動(dòng)全公司事務(wù)改善活動(dòng)，制定事務(wù)改善計(jì)劃，制定公司層面的事務(wù)改善目標(biāo)，監(jiān)督各部門(mén)的執(zhí)行情況。

二、決定課題

此步驟需要對(duì)現(xiàn)行業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理盤(pán)點(diǎn)，量化分析，流程顯在化，之后從TPM咨詢活動(dòng)中事務(wù)作業(yè)的八大浪費(fèi)著眼，將業(yè)務(wù)中不滿足需求的和業(yè)務(wù)人員工作飽和度低的流程重點(diǎn)篩選出來(lái)進(jìn)行改善。

TPM咨詢活動(dòng)中，事務(wù)工作存在的八大浪費(fèi)指：

1. 管理浪費(fèi)（無(wú)計(jì)劃、等指示、情報(bào)不充分等）；
2. 程序浪費(fèi)（不必要的作業(yè)、作業(yè)流程不合理、部門(mén)壁壘、作業(yè)分擔(dān)、重復(fù)作業(yè)等）；
3. 停滯浪費(fèi)（前工序延期后工序等待停滯、速度低下、作業(yè)周期設(shè)定不合理）；
4. 物流浪費(fèi)（交通手段、搬運(yùn)、聯(lián)絡(luò)、布局）；
5. 作業(yè)動(dòng)作浪費(fèi)（業(yè)務(wù)作業(yè)未標(biāo)準(zhǔn)化、文件處理、業(yè)務(wù)道具、辦公未自動(dòng)化）；
6. 熟練度浪費(fèi)（自身業(yè)務(wù)技能不熟、支援人員不熟悉、指導(dǎo)下屬）；
7. 協(xié)調(diào)浪費(fèi)（會(huì)議、異常調(diào)整、溝通浪費(fèi)）；
8. 不良浪費(fèi)（差錯(cuò)、修改、事后處理）。

三、現(xiàn)狀調(diào)查

此步驟使用MK卷紙分析法將PM咨詢活動(dòng)中事務(wù)工作的每一步顯在化，發(fā)現(xiàn)不合理采取措施進(jìn)行改善。所謂MK卷紙分析法是因?yàn)榫砑埳显嚼介L(zhǎng)的特點(diǎn)而得名。方法是將工作流程按步驟一一寫(xiě)在白板上，然后將工序項(xiàng)對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)、表格再貼在相應(yīng)工序下面，針對(duì)每一流程步驟分析所產(chǎn)生的浪費(fèi)，最后針對(duì)問(wèn)題點(diǎn)梳理改善方案。

四、找出和歸納問(wèn)題點(diǎn)

將調(diào)查的每一個(gè)流程步驟，從八大浪費(fèi)角度梳理總結(jié)歸納問(wèn)題點(diǎn)。

五、改善方案制定

針對(duì)梳理出的問(wèn)題點(diǎn)進(jìn)行流程優(yōu)化和改善。其中流程優(yōu)化可以使用ECRS分析法（取消、合并、重組、簡(jiǎn)化），將每一個(gè)問(wèn)題制定出詳細(xì)的改善方案。

TPM咨詢活動(dòng)中事務(wù)改善的三大原則是效率化、少量化、規(guī)范化。

效率化，就是簡(jiǎn)化工作流程、提高作業(yè)效率；

少量化，就是簡(jiǎn)化事務(wù)工作的手續(xù)，合并相同性質(zhì)的工作，刪除作用不大的工作，減少不產(chǎn)生效益的事務(wù)工作項(xiàng)目；

規(guī)范化，就是方法、流程制度化、動(dòng)作標(biāo)準(zhǔn)化、浪費(fèi)明顯化。

六、改善實(shí)施

在實(shí)施改善方案之前，TPM咨詢活動(dòng)事務(wù)改善小組應(yīng)該充分分析改善方案的益處，以獲取最高決策層的批準(zhǔn)與有力的支持，然后讓實(shí)際推行及相關(guān)單位理解和配合。改善方案的實(shí)施由事務(wù)小組負(fù)責(zé)推動(dòng)，但其他推行單位同心協(xié)力是事務(wù)改善方案成功的關(guān)鍵。

TPM咨詢活動(dòng)的事務(wù)改善小組應(yīng)對(duì)事務(wù)推行單位的人員進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們?cè)谛睦砩匣蚴聞?wù)改善技巧上有所準(zhǔn)備。方案實(shí)施應(yīng)該設(shè)有3-6個(gè)月的試行期，因?yàn)橥ǔＴ诟鼡Q制度期間，發(fā)現(xiàn)有不妥當(dāng)?shù)牡胤綉?yīng)立即修正，然后再根據(jù)修正后的方案逐步完善實(shí)施。

七、效果確認(rèn)

TPM咨詢活動(dòng)的事務(wù)改善方案實(shí)施后，可從以下三方面進(jìn)行改善效果對(duì)比：

1. 節(jié)省多少事務(wù)作業(yè)時(shí)間的節(jié)省
2. 提高多少事務(wù)作業(yè)效率的提高
3. 事務(wù)作業(yè)成本降低

八、標(biāo)準(zhǔn)化

TPM咨詢活動(dòng)的事務(wù)改善方案經(jīng)過(guò)試行期，應(yīng)將最終完善的方案標(biāo)準(zhǔn)化、制度化以鞏固改善成果。同時(shí)需要注意點(diǎn)以下推行要點(diǎn)：

1. 梳理流程中的組織架構(gòu)，明確事務(wù)管理人員責(zé)、權(quán)、職層面的結(jié)構(gòu)體系。
2. 具體工作任務(wù)到人，明確分工。
3. 新增或優(yōu)化后的流程應(yīng)制度化，并持續(xù)完善。
4. 改善案例展開(kāi)，舉一反三。
5. 相應(yīng)的激勵(lì)制度

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